学会这 8 个诀窍,让你的工作事半功倍

超越平庸,追求完美。这是一句值得我们每个人一生追求的格言。

作为一款旨在提高大家办公效率的工具,WPS+ 专门分享了能让工作事半功倍的 8 个诀窍,希望这 8 个诀窍能帮助大家早日登上职场巅峰。

在工作中,一个能力再强的人也无法将所有事情都干好,毕竟每个人的精力都是有限的,就算你浑身是铁,又能打几颗钉呢?下面分享能让你的工作事半功倍的 8 个诀窍:

(一)创新——积极创新才能高效

在工作上的创新可以让工作更高效,达到别人达不到的目标;在生活中创新,可以让生活更丰富多彩。

创新性思维的核心是创新突破,而不是过去的再现重复。它没有成功的经验可借鉴,没有有效的方法可套用,它是在没有前人思维痕迹的路线上去努力控制。因此,创造性思维的结果不能保证每次都取得成功,有时可能毫无成效、有时可能得出错误的结论。这就是它的风险。

但是,无论它取得什么样的结果,都具有重要的认识论和方法论的意义。因为即使是它的不成功结果,也向人们提供了以后少走弯路的教训。常规性思维虽然看来“稳妥”,但是它的根本缺陷是不能为人们提供新的启示。人们为了取得对尚未认识的事物的认识,总要探索前人没有运用过的思维方法,寻求没有先例的办法和措施去分析认识事物,从事获得新的认识和方法,从而锻炼和提高人的认识能力。

人的可贵之处在于创造性的思维。一个有所作为的人只有通过有所创造,为人类作出了自己的贡献,才能体会到人生的真正价值和真正幸福。创新思维在实践中的成功,更可以使人享受到人生的最大幸福,并激励人们以更大的热情去继续从事创造性实践,为我们的事业作出更大的贡献,实现人生的更大价值。

提到创新,有些人总是觉得神秘,似乎它只有极少数人才能办到。其实,创新有大有小,内容和形式可以各不相同。创新活动已经不仅是科学家、发明家的事,它已经深入到普通人的生活中,很多人都可以进行创新性的活动,生活、工作的各个方面都可以迸发出创造的火花。

(二)发掘时间——找出隐藏的时间

每个人都想提高自己的效率,其实我们日常有很多可以发掘的时间没有被使用,如果有效利用了这些时间,你的工作和生活或许可以轻松点。

(1)善用等候与空档的时间

善用等候的时间就像是去看医生时带一本书,如此一来,你就不必看他们的杂志或其他无益的东西。

不管你多么有效率,总是有人会让你等待:你可能错过公车、地铁、飞机,碰上出其不意的中途休息;你也许已经尽可能地小心计划每一件事,但是你可能意外地被困在机场,平白多了 3 个小时可利用。而所有成功人士在这种情况下所做的事是:我带本书;我写东西;我修改报告;我检查我的语音邮件、打电话、我用录音机口述信件。

(2)比赛节省时间

以一种比赛的心情处理许多情况,尽量找出可以减少浪费时间的捷径:哪些餐厅的动作较快;哪些大楼中的哪部电梯最快;哪些航空公司准时、哪些地方处理行李最有效率;走哪几条路和小巷最节省时间。

(3)利用好上下班的乘车时间

大多数城市的塞车情况愈演愈烈、不见好转,面对一段时间的地铁或者公交甚至是开车时光,你不妨看看书、报纸和杂志,或者听听准备考试的英语,方式很多,大家可以根据条件自己选择。

(4)逆势操作

将逆势操作原则运用在时间管理上,意味着当别人没有在做某事时,你就去做,这样可以省下许多等待的时间。

(三)竞赛——跟时间比赛

学会跟时间比赛,尽量在有限的时间内完成每一件事。以一种比赛的心情处理各种情况,尽量找出可以减少浪费时间的捷径。将时间管理当作比赛的优点如下:

(1)使平淡的工作变得有趣。即使是最刺激的工作也有些平凡、食之无味的相关琐事要做。

(2)跟自己比赛可以激发一种心理学上所谓“满溢状态”的行为。这种行为是一种潜意识的改变,在这种状态下,时间似乎是静止的,而成果与成就则特别大。

(3)你的工作质量可能因而改善。我们的目标应该是做得更快、更好。优秀的跨栏选手不仅希望百米跑得快,而且不希望碰倒栅栏。

时间管理技巧是一种既可独乐也可众乐的比赛,每个人都是赢家。根本不肯参与的人,才是真正的输家。

(四)关注重点——做最重要的事情

通常,每个人生活中都充满太多不得不做的事,由于这种事占去太多时间,所以,你的心里会觉得不舒服。不舒服的原因很简单,因为你忽略了你认为最重要、真正想做的事。

我们都生活在一个所谓的“时间荒”里。生活愈来愈忙乱,工作压力日甚一日,迫使我们不得不加快脚步,否则,一旦落后,你就有可能被“淘汰”这种时时要变,刻刻要命的生活节奏,无形中让人对未来产生了前所未有的不安全感。

紧急与重要的事很少同时出现。这项观念也可以引用到我们的生活里。重要的事难得紧急,而紧急的事也难得重要。不幸的是,很多人在紧急的压制下忙得团团转,结果忽视了生活中不紧急但更重要的事。当你面临许多等待解决的问题时,要衡量何者是重要的问题,并优先处理。

首要之务就是找出你认为最重要的事情,然后一件件去做。这话说来简单,做起来却不容易,因为,有太多不重要但很紧急的琐事横在眼前,让人不得不花时间去做,反倒是重要的事通常都不紧急,除非是我们让它变得紧急。

(五)取巧——想办法“偷懒”

找出一个简单的方法可能是你所做的最聪明的一件事。别将忙碌与效率混为一谈,有时候企业里最好的职员最有生产力的时间,就是在做白日梦时。人类许多最重要的发明都是由一些设法寻找较简单做事方法的人所创造的。

问问你自己:有没有简单一点的方法?找出一个简单的方法可能是你所做的最聪明的一件事。

降低工作量你才有空做广泛而非狭隘的研究。假如你过于专注于自己小小的领域,你不会知道其他领域也许对你目前从事的事有极大的影响。除非有时间广泛涉猎、学习他人所做的事,否则创新不可能发生。

(六)团队合作——众人拾柴火焰高

几乎在所有的商业范围内,至少需要以下三种人才——那就是采购员、销售员以及熟悉财务的人员。当这三种人互相协调,并进行合作之后,他们将经由合作的方式,而使他们自己获得个人所无法拥有的强大力量。

光是把人组织起来,并不足以保证一定能获得杰出的成功。一个良好的组织所包含的人才中,每一个人都要能够提供这个团体其他成员所未拥有的特殊才能。

许多商业之所以失败,主要是因为这些商业所拥有的,清一色是销售人才,或是财务人才,或是采购人才。就天性来说,能力最强的销售人员都是乐观、热情的;而一般来说,最有能力的财务人员则理智、深思熟虑而且保守。这两种人是任何成功企业所不可缺少的。但这两种人若未能彼此互相发挥影响力,对任何企业,都不会发挥太大的作用。

(七)强记忆——提高工作和学习效率

你可以在接受相关的训练之后,有效改善自己的记忆力,同时节省必须回想名称、地点、日期等所需耗费的无数时间。如果你忘记了所看过的东西,事实上等于是浪费了些时间。

以下七种改善记忆力的妙方:

(1)适当调整注意力。你应该在处理各种信息的时候,力求不只是注意它们。例如,如果你的上司要求你记住一些对你个人没什么意义的人名,那么,你应该自问:这些名字听起来是不是有什么特别之处?它们和你知道的其他人名是不是有点类似?如果你能让自己掌握更多相关线索,你一定可以更轻松地记住重要的东西。

(2)切忌墨守成规。新奇往往使人更容易记住事物。当你的年纪渐渐增加的时候,你必须设法为熟悉的人、事物赋予新奇的色彩。如果你能让无法记忆的过程,具有新奇或迥异于以往的性质,那么,你就可以比较轻松地记住这些过程。

(3)以图像化的方式想象你要记住的事物。你可以为某一个人的名字或工作赋予视觉的暗示意义,例如,当你遇见福斯太太的时候,你可以顺便想想狐狸及其人特征,例如长鼻子、红头发等等(这种方法的缺点是,你有时候会因为混淆而失礼)。

(4)写下来。如果把某些事物或观念写在纸上,你往往可以在事后仍然记住它们。

(5)培养组织能力。愈有组织能力的人,愈能够轻松地想起自己把东西摆在什么地方。例如,把车钥匙用挂勾挂在门上、把太阳眼镜放在固定的地方,以及用个人彩色小册子记载各种事项等。

(6)对足以影响记忆力的各种因素了然于胸。各种影响中枢神经系统的药物,往往会影响到记忆力,如安眠药、止痛剂等。

(八)合理开会——别滥用会议

在实际工作中却有很多会议占用了我们许多宝贵时间,但没有解决我们任何问题,这样的会议最好坚决取消,否则我们不要说让效率倍增了,估计最起码的工作都要受到影响了。

开会可以集中解决问题,这是无可厚非的。然而,在实际工作中却有很多会议占用了我们许多宝贵时间,但没有解决我们任何问题,这样的会议最好坚决取消,否则我们不要说让效率倍增了,估计最起码的工作都要受到影响了。

会议分两种:你的和他们的。

如果是你主持召开会议,就要按时开始和结束。等候那些没有按时到会的人,对按时到会的来说是不公平的,而那些知道你会等待的人是不会急着让你按时开会的。不管怎样,如果你让大家知道你说什么时间开会就什么时间开始,并总是按照你说的那样去做,那么,每个人按时到会的可能性就增加了。

按时结束会议也是十分重要的。人们有工作要做,而且已经分出你要求的会议时间给你,请不要滥用给你的时间。把会议安排在中午以前,这样,人们就会积极参与会议议题,以求不缩短午间休息时间。

假如你参加别人召集的会议,请及时到会并作好会前准备。带上最后期限文件夹以备会议延误。会议进行之中,谈谈你头脑里想到的第二件事,而不是你头脑里想到的第一件事,因为,你所想的第一件事通常也是别人所想的第一件事。这样,可以避免延长讨论。

为了让别人充分阐述他们的观点,不要在别人发言的时候插话,用你的体语表明你对他讲的话很注意;不要打断任何人的发言;不要在别人发言的时候离开房间;或向咖啡桌探过身去;不要详细讨论无足轻重的事情;不要固执己见也不要猛烈攻击别人的观点;不要在会议室吃东西(除非是午餐会);每次会议不要总是坐在同一个地方,也不要总是挨着同一个人坐,主动地与你还未结交的人相识。

如果你负责召开会议,以下是一些可遵循的原则:

(1)如果你的目的是沟通信息,你不需要开会,除非迫切需要众人提出问题并解答,否则通知书或电子邮件会更有效。开会的好处是你知道公布信息时,有什么人在场,而且你可以当场评估语言和非语言性的反应。

(2)如果会议的主要目的是解决问题,你可以在开会之前先利用通知或电子邮件宣布讨论的议题大纲并提供背景资料,让出席者可以开始思考解决方案,还可以请出席会议者准备相关的资料。面对面开会提供了意外惊喜的机会,出席会议者也许要等听了其他人的意见后才会想到解决的方法。

(3)解决问题的新发展方向是一种称为群组的电脑科技:与会者在开会前或开会当时将他们的答案与反应输入电脑,可以当场看到其他与会者的意见,同时快速地解读评估这些反应。因为意见不必记名,所以集体传输可以使比较不积极、层级较低成员的意见得以被注意、被评估。

(4)如果有危机发生时,要召集所有重要人员开会,否则至少应以电话或电子邮件联络他们。他们会希望表达他们的意见,假如你不给他们机会,他们会责怪你。抱怨开太多会的人也就是这些批评从不开会的人,他们会抱怨领导人独裁,不让他们参与决定。

(5)领导人需要强调和保持地位的仪式。假如你是策划会议者,这种仪式是强调组织结构的一种方式;但是不要做得太过分。为了加强领导地位设计的会议,如果出席率太低,还是不开为妙。

(6)如果你能使会议生动有趣,达到其他的目的也就容易多了。

(7)准时开会,不要以等候迟到的人来惩罚准时到达的人。有一些例外的情况,譬如等待计划的灵魂人物出席,等待迟到的演讲人。

(8)首先以轻松简单的议题开始,然后渐入困难、耗费时间的议题。

(9)不要离题,可印制会议议程。

(10)注意时间与进度。在紧张、拘束、紧凑与轻松、自由、浪费时间之间求取平衡并不容易。将严肃与轻松的议题放在一起通常比较受欢迎,因为笑话或幽默的故事,即使说得不高明,也可以缓和紧张或沉闷的气氛。

(11)会议完毕立刻结束。这一点对例行性的会议,如每周的业务会议尤其适用。所有议题都已经讨论完毕后即应解散会议,让想留下来聊天的人留下来,而需要离开的人可以离开。